Informatie financiën

Als penningmeester heb je een verantwoordelijke taak. Je mag hier geloof voor hebben om deze taak bij God te brengen en voorziening ontvangen. Voorziening niet alleen in financiën, maar ook in de manier waarop je deze taak mag uitvoeren. 

Wees je bewust van het voorrecht om deze verantwoording te mogen dragen. God vertrouwt dit aan jou toe, wat een eer! 

Probeer je bewust te zijn van het feit dat God de blijmoedige gever lief heeft en dat jij degene bent die dat uit mag stralen. Belangrijk is dan ook de manier waarop jij de collecte aankondigt. 

Mochten er toch machtigingen zijn, dezen dan graag door sturen naar Anneke Pol, penningmeester Aglow Nederland. Zij gaat deze machtigingen 1 keer per maand innen, daar anders de kosten ook te hoog worden. Bv. 1 machtiging innen is net zo duur als bv 50 stuks bij elkaar. Laat machtigingen niet liggen! Verwerk het zo snel mogelijk voor jezelf, dit geeft overzicht.

Een dringend verzoek aan alle penningmeesters om te controleren of het complete banknummer op een machtiging staat + handtekening + telefoonnummer.  

Tips:

  • Stimuleer zoveel mogelijk dat men met contant geld betaald. Bijv. voor bedragen tot € 5,= de bezoeker vragen dit contant te geven. 
  • Men kan een automatische maandelijkse betaling/overboeking doen naar de afdeling/LightHouse.
  • Een andere mogelijkheid is dat men via de BankApp betaald( met de smartphone) Op deze manier komt het geld direct op de rekening van de Afdeling. Dit levert een besparing op van de bankkosten.

Afgelopen jaren betaalde Aglow Nederland voor de bankkosten van alle afdelingen. Dit is per september 2018 verandert. Niet automatisch zal elke afdeling meer ondersteund worden. Alleen zij die het werkelijk nodig hebben.

Is het zo dat jouw afdeling/Lighthouse/Aglow@homegroep  financieel goed draait en deze ondersteuning niet nodig is, stort het bedrag dan terug op Aglow Nederland, NL72 RABO 0136412963 onder vermelding van je afdeling en kwartaal. Dit is de verantwoording van de penningmeester. Wees hier trouw in.

Veel zegen met deze mooie taak en heb er plezier in om een goede rentmeester te zijn!

Vergoedingen

Trainingsleidsters krijgen bij de training de reiskosten vergoed. Dit is € 0,19 per km. Er is dan geen spreekstervergoeding, mocht de afdeling de trainingsleidster toch willen zegenen, dan is dat heel fijn. Voel je vrij daarin en wees ruimhartig. 

Coaches krijgen km vergoeding van de afdeling, ook dit is € 0,19 per km. Coaches zijn alleen vaker op de afdeling, is dan misschien lastig voor de afdeling om de coach te blijven betalen. Coaches kunnen hier ook zelf een oplossing voor aandragen, misschien zijn er zelfs coaches die zeggen: houd het geld maar lekker in de kas voor de afdeling. Als afdeling, wees hierin ook loyaal en neem de regel van Aglow, wees goed voor de vrouwen die komen dienen. Bespreek het met elkaar, en wat mag het jou kosten als coach, het is natuurlijk tijd, maar ook de rest.

Sprekers. Vergoeding voor sprekers is € 50,00 plus reiskosten. Dit is € 0,19 per km.

Richtlijnen penningmeester

Evenals je medebestuursleden draag je een geestelijke en bestuurlijke verantwoordelijkheid voor je plaatselijke Aglow afdeling. In deze richtlijnen gaan we in op een aantal praktische zaken betreffende het functioneren van de penningmeester.

Het kan zijn dat je als nieuweling nog moet groeien in deze zaken, gewoon omdat je nog niet eerder met financiën te maken hebt gehad in een bestuurlijke functie. Als penningmeester draag je de verantwoordelijkheid voor het totale financiële gebeuren binnen je afdeling en ook t.a.v. het nationaal bestuur. Uiteraard in voortdurende samenwerking met het nationaal bestuur.

Inkomsten en uitgaven worden steeds door jou geregistreerd. Bovendien worden er geen geldhandelingen verricht zonder overleg in je eigen bestuur. Hiermee voorkom je onnodige problematische situaties. Hieronder tref je een aantal punten aan die je als leidraad kunt hanteren.

Het systeem

Een goed opgezet systeem is erg belangrijk voor een accurate boekhouding van alle financiële handelingen binnen je afdeling (te denken aan een kas- en bankboek). Bij gebrek aan ervaring is het raadzaam om advies in te winnen bij een vertrouwd persoon, die kundig is op dit gebied. Het is ook belangrijk dat je jouw Aglow-financiën goed gescheiden houdt van je eigen financiën. Zorg altijd dat je al je handelingen kunt verantwoorden aan de hand van rekeningen, bonnetjes, declaraties enz. Zijn deze er misschien een keer niet (kwijt of niet gevraagd) zorg dan dat uitgaven en/of inkomsten, zonder bewijsstukken, opgenomen worden in de notulen. Bewaar al deze zaken ordelijk in mappen of ordners, zodat je op elk gewenst moment een goed en duidelijk inzicht hebt in alle verrichte handelingen en daarvan, zo nodig, een goede verantwoording kunt afleggen t.a.v. je bestuur of het nationaal bestuur.

Alles wat met de financiële administratie te maken heeft dient op dit moment zeven jaar bewaard te worden met het oog op (waarschijnlijk in de toekomst komende) controles van de belastingdiensten

Giften – collectes –partnerkaartjes

Het werk van Aglow bestaat alleen uit deze bronnen van inkomsten. Giften komen binnen, buiten de collectes om. We onderscheiden twee soorten giften:

  • Giften zonder een nader aangegeven doel. Hiervan dient 10% afgedragen te worden aan het nationaal bestuur.
  • Giften met bestemming, waarbij de gever een bepaald doel aangeeft binnen Aglow. Dit kan plaatselijk, nationaal of internationaal zijn. Van dit bedrag worden geen tienden (10%) afgedragen, maar het volledige bedrag dient ten goede te komen aan het gestelde concrete doel. 
  • Giften voor onze adoptielanden, Nederlandse afdelingen en/of Aglow medewerksters gaan altijd via het nationaal bestuur, zodat zij zorg dragen dat het op de bestemde plaats komt.

Collectes

Collectes staan altijd onder toezicht van de penningmeester; zij/hij en een ander bestuurslid tellen samen de collecte. Laat nooit spreeksters of speciale gasten om geld vragen en doe ook nooit een toezegging! Het aankondigen van de collecte hoeft niet noodzakelijk door jou gedaan te worden. Zorg ervoor dat je altijd vriendelijk en oprecht bent. Vertel over de vreugde van het geven, waarom dat belangrijk is en hoe God ervan geniet wanneer wij met een blijmoedig hart geven.

Maak de bezoeksters deelgenoot van de noden van de afdeling en vertel ook waar de gaven voor gebruikt worden. Je kunt b.v. noemen: de kosten van de plaatselijke afdeling zoals zaalhuur, liefdegaven voor de spreeksters(richtlijn € 50,00 + reiskosten), ondersteuning van het nationale – en internationale uitbreidingswerk (adoptielanden) enz. 

Vaak weten de bezoeksters niet wat er zoal betaald moet worden voor een bijeenkomst.

Partnerkaartjes

De penningmeesters moeten zelf een administratie bij houden van wie wanneer een partnerkaartje gekocht heeft. Ze zijn 1 jaar geldig. Na 1 jaar de persoon vragen of hij/zij nogmaals een partnerkaartje wil kopen ter ondersteuning van de Aglow. Door dit kaartje ondersteun je het werk van Aglow International en Aglow Nederland. 

Wat te doen?

Wij vragen alle Afdelingen/Lighthouses 2x per jaar hun halfjaaroverzichten op te sturen naar de penningmeester van het hoofdbestuur, te weten: 

  • 1e halfjaar jan/febr/maart/april/mei/juni.  
  • 2e  halfjaar juli/aug/ sept/okt/nov/dec.
  • Op een speciaal halfjaarverslag formulier geef je de maanden met daarachter het bedrag van de afdracht van de tienden.
  • Het aantal partnerkaartjes wat verkocht is.
  • Nota’s van b.v. aangekochte boeken die je wilt betalen vermelden onder nota’s.
  • Onder adoptieland zet je het adoptieland waarvoor jullie afdeling zorg draagt.
  • Onder diversen kun je alle andere afdrachten vermelden.

(Zoals je weet heeft elke afdeling een adoptieland onder haar hoede, waarvoor meestal een speciaal ingerichte tafel en/of hoek ingericht is. Breng dit adoptieland zo nu en dan ook even onder de aandacht en vraag zo nu en dan een extra collecte, zodat het Aglow-werk in deze landen ook door kan blijven gaan.)

Het halfjaaroverzicht stuur je dan op naar de penningmeester van het nationaal bestuur en daarna maak je het totaalbedrag over op de rekening van Aglow Nederland. Zorg er altijd voor dat je eerst het halfjaar overzicht opstuurt en dan pas de betaling doet.

Maak er een gewoonte van deze zaken af te werken meteen na de bijeenkomst en de halfjaaroverzichten te versturen in de maanden juni en december. Maak aan het eind van elk kalenderjaar een jaaroverzicht van het afgelopen jaar en zorg dat dit overzicht voor 31 januari  bij de penningmeester van het nationaal bestuur is. 

Maak altijd van alle overzichten ed. kopieën voor je eigen afdeling. Wanneer je uit het bestuur treedt draag je de gehele administratie over aan je opvolgster.

Formulieren voor de wisseling van een penningmeester moet je aanvragen bij de penningmeester van het hoofdbestuur.

Laat ook andere bestuursleden kennisnemen van deze richtlijnen, zodat iedereen op de hoogte is van deze gemeenschappelijke en persoonlijke verantwoordelijkheid 

Aglow Nederland
Anneke Pol, Penningmeester
Graspieperstraat 95
8043 JB Zwolle
Email: Anneke Pol